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Normalización de la protección de datos (LO 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal -LOPD-) en:

· Arrendadores.
· Comunidades de Propietarios.

 
¿Cómo debe aplicarse la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos
de Carácter Personal (L.O.P.D.), a los Arrendamientos?

Como paso previo, podemos decir que el artículo 2.1 de la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (L.O.P.D.), establece que "la presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado", siendo:

· Datos de carácter personal según el artículo 3 a), "cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables"

· Fichero, tal y como prevé el artículo 3 b) "todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso".

El arrendador es el Responsable del fichero y por tanto tiene la obligación de cumplir con todos los requisitos que marca la L.O.P.D. (inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos, notificaciones, creación y mantenimiento del documento de seguridad, etc.).



 
 
Al igual que las empresas, las Comunidades de Propietarios, en las cuales la mayoría vivimos, tratan nuestros datos para organizar y gestionar la propia Comunidad.

Al igual que en el caso de los arrendamientos, es aplicable también el artículo 2.1 de la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (L.O.P.D.), establece que "la presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado", siendo:
Datos de carácter personal según el artículo 3 a), "cualquier información concerniente a
personas físicas identificadas o identificables".
Fichero, tal y como prevé el artículo 3 b) "todo conjunto organizado de datos de carácterpersonal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso".
Vamos a analizar quien es el Responsable de los ficheros que contienen los datos de los propietarios de las viviendas de un edificio objeto de división horizontal según la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (L.O.P.D.),

Tal y como establece el artículo 3 d) de la LOPD, se define como responsable del fichero a la "persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento".

La finalidad de mantener los datos de los propietarios es, precisamente, asegurar el cumplimiento por los mismos de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal, así como garantizar el adecuado ejercicio por los mismos de los derechos que les corresponden en la comunidad. En resumidas cuentas, la finalidad perseguida por el mantenimiento de estos ficheros será la de asegurar el correcto desenvolvimiento de la comunidad.

Por tanto la condición de Responsable del fichero recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios que es la que tiene las obligaciones registrales y es quien, a través de sus Órganos de Gobierno resolverá sobre las cuestiones relacionadas con la misma. Es la Comunidad de Propietarios quién por lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal (L.O.P.D.), debe proceder, en consecuencia, a la inscripción de los correspondientes ficheros y al cumplimiento del resto de disposiciones sustantivas establecidas.

La Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la AEPD sobre Videovigilancia, y su repercusión
en las comunidades de propietarios.
 
La creciente utilización de sistemas de videovigilancia en las comunidades de propietarios,destinados a garantizar la seguridad y controlar el acceso a las instalaciones, no es ajena a la regulación de la protección de datos ya que las imágenes, como se desprende de lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), se consideran “datos de carácter personal” y, como tales, su tratamiento ha de ajustarse a lo establecido en dicha Ley.


 
 

La citada Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras, tiene como principal finalidad adecuar los tratamientos de imágenes con fines de vigilancia a los principios de dicha Ley Orgánica y además garantizar los derechos de las personas cuyas imágenes son tratadas por medio de tales procedimientos.

La Instrucción 1/2006 se aplica al tratamiento de imágenes de personas físicas identificadas o identificables con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras y videocámaras, entendiendo por tratamiento no sólo la grabación sino también la captación, transmisión, conservación y almacenamiento de imágenes, incluida su reproducción o emisión en tiempo real. 
 
Entre otros requisitos, se introduce el concepto de “proporcionalidad” que deben cumplir todos los sistemas de vigilancia de esta naturaleza, para lo cual deben darse tres requisitos:

a) Que la vigilancia con cámaras o videocámaras sea susceptible de conseguir el fin perseguido con la filmación, es decir, que sea útil al fin deseado, esto es, la prevención de robos, etc. Es el llamado “juicio de idoneidad”.

b) Que no exista la posibilidad de obtener el cumplimiento del mismo fin con la misma eficacia con una medida más moderada y menos invasiva para la privacidad. Es el llamado “juicio de necesidad”.

c) Que esta medida sea ponderada o equilibrada en el sentido de aportar más beneficios que inconvenientes para otros bienes o valores en conflicto como es, por   ejemplo, la privacidad. Es el llamado “juicio de proporcionalidad en sentido estricto”.
 
De manera complementaria a lo anterior, en la propia norma se afirma que de conformidad con el artículo 4 de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, las imágenes sólo serán tratadas cuando sean:
 
 adecuadas, pertinentes y no excesivas.
 
Tal como pone de manifiesto la propia Agencia Española de Protección de Datos en su Nota Informativa de la presente Instrucción, las cámaras y videocámaras instaladas en espacios privados no podrán obtener imágenes de espacios públicos salvo que resulte imprescindible para la finalidad de vigilancia que se pretende, o res  ulte imposible evitarlo por razón de la ubicación de aquéllas. En todo caso deberá evitarse cualquier tratamiento de datos innecesarios para la finalidad perseguida.

Respecto a los requisitos formales, la Instrucción hace referencia a la necesidad de que para proceder a la creación de un fichero de imágenes de videovigilancia, se exige por parte de la comunidad de propietarios su previa notificación a la Agencia Española de Protección de Datos, a los efectos de proceder a la inscripción en su Registro General, siendo, por el contrario de aplicación lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en el caso de tratarse de un fichero que sea de titularidad pública. La propia Instrucción no da la consideración de fichero al tratamiento consistente exclusivamente en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real.
 


 
 
Las comunidades de propietarios que realicen estas funciones deben, además de dar de alta el fichero ante la AEPD y preparar el correspondiente documento de seguridad cumplir los siguientes requisitos:
 
a) Crear las llamadas "zonas video vigiladas", que comprenden tanto espacios abiertos como cerrados, en las cuales deberán colocar los correspondientes carteles de índole informativo, de acuerdo con el modelo incorporado en el anexo de la instrucción, ubicados en lugares suficientemente visibles, para el conocimiento por el público en general de la existencia de tales dispositivos de grabación o de captación de imágenes. En cualquier caso, en tales carteles informativos debe aparecer la mención expresa que haga alusión a la comunidad de propietarios responsable de los mismos y ante quién puedan ejercitarse los derechos de las personas en materia de Protección de datos.
 
b) Poner a disposición de los interesados impresos en los que se les informe de todos los extremos previstos en el artículo 5.1 de la LOPD.
 
c) Los derechos de acceso, rectificación y cancelación deberán ser ejercitados en la forma prevista en la ley.
 
d) Los datos de las filmaciones solamente podrán ser guardados por la comunidad de propietarios durante el plazo máximo de un mes momento en el que deberán borrarse todas la imágenes guardadas.
 
e) En lo que atañe a los principios de seguridad se establece la obligación de la comunidad de propietarios de adoptar aquellas medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, como rige para cualquier otra tipología de dato de carácter personal. Esta obligación se hace asimismo extensiva en lo que atañe al deber del secreto, donde cualquier persona que por razón del ejercicio de sus funciones en la comunidad de propietarios tenga acceso a los datos debe observar la debida reserva, confidencialidad y sigilo en relación con las mismas.   

 
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